Informativa privacy – Totem self check-in
1. Titolare del trattamento
Titolare è Giuseppe Pezzullo, ditta individuale, P.IVA [P.IVA], sede [indirizzo sede legale]. Il trattamento avviene tramite il totem di self check-in presente nelle strutture:
Struttura | Indirizzo | |
|---|---|---|
Tutt ‘e Sant | Via Monteoliveto 86, 80134 Napoli | info@tuttesant.com |
Central Promenade | Via Toledo 156, 80134 Napoli | info@centralpromenade.com |
Umberto I Suite & Spa | Via Pietro Colletta 12, 80139 Napoli | [email] |
Domus Broggia | Via Broggia 11, Napoli | [email] |
Contatti privacy: [email privacy] · tel. +39 081 98 62 55. Non è nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non essendo obbligatorio per questa attività.
2. Dati trattati
- Dati del documento d’identità: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo, numero e luogo di rilascio del documento.
- Immagine del documento e selfie di ogni ospite, acquisiti dalla webcam del totem: il documento serve a leggere i dati, entrambe le foto servono alla verifica dell’identità.
- Dati della prenotazione: struttura, camera, date di arrivo e partenza, canale di prenotazione, importi dovuti, provenienti dal gestionale Octorate e letti tramite Chiavistello.
- Dati di pagamento: esito e importo della transazione; i dati della carta sono gestiti solo dal fornitore dei pagamenti e non transitano dal totem in chiaro.
- Dati per l’imposta di soggiorno: numero di notti, età (per eventuali esenzioni), motivo di esenzione se dichiarato.
Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR). Selfie e foto del documento sono confrontati solo a vista dallo staff: non c’è alcun trattamento biometrico automatico.
3. Finalità e basi giuridiche
Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
Identificazione dell’ospite e comunicazione alla Questura tramite Alloggiati Web | Obbligo di legge, lett. c) – art. 109 TULPS (R.D. 773/1931) |
Calcolo, riscossione e dichiarazione dell’imposta di soggiorno al Comune di Napoli | Obbligo di legge, lett. c) – D.Lgs. 23/2011 e regolamento comunale |
Comunicazione dei flussi turistici a fini statistici (ISTAT/Regione Campania) | Obbligo di legge, lett. c) |
Check-in, assegnazione della camera, consegna del PIN e stampa della ricevuta | Esecuzione del contratto di soggiorno, lett. b) |
Pagamento del saldo della prenotazione | Esecuzione del contratto, lett. b) |
Adempimenti contabili e fiscali | Obbligo di legge, lett. c) |
Foto del documento e selfie servono a verificare che chi fa il check-in sia il titolare del documento: base giuridica lett. c), per l’obbligo di identificazione, e lett. f), legittimo interesse a prevenire l’uso di documenti altrui. I dati non sono usati per marketing né per profilazione.
4. Modalità del trattamento
- La webcam si attiva solo per la foto del documento e per il selfie: nessuna registrazione video, nessuna ripresa dell’ambiente.
- Le foto viaggiano cifrate verso il server (Supabase, Irlanda) e non restano sul tablet. I dati del documento sono letti da Mistral OCR, che non conserva l’immagine e non la usa per addestrare modelli.
- Il totem non conserva dati personali in locale: memorizza solo la struttura in cui è installato.
- Il selfie non viene confrontato automaticamente con il documento: il controllo è solo visivo, fatto dallo staff. Nessuna decisione basata unicamente su trattamento automatizzato (art. 22 GDPR).
- Connessione cifrata (HTTPS), accesso ai dati limitato al titolare e agli incaricati autorizzati.
- La ricevuta stampata riporta solo camera, PIN e date del soggiorno: va conservata dall’ospite.
5. Destinatari dei dati
Titolari autonomi (per obbligo di legge): Questura di Napoli – Polizia di Stato (Alloggiati Web), Comune di Napoli (imposta di soggiorno), ISTAT e Regione Campania (statistiche, in forma aggregata), Agenzia delle Entrate e professionisti contabili.
Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR, nominati con accordo scritto):
Fornitore | Servizio |
|---|---|
Chiavistello | Gestionale prenotazioni e check-in |
Octorate S.r.l. (Italia, UE) | Gestionale (PMS) e channel manager: prenotazioni, dati dell’ospite e del soggiorno |
Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda) | Elaborazione dei pagamenti |
Supabase Inc. (server in UE, Irlanda) | Hosting dell’applicazione del totem |
Mistral AI SAS (Francia, UE) – servizio Mistral OCR | Estrazione dei dati dall’immagine |
Trasferimenti extra UE: se un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework o delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea. I dati non vengono diffusi.
6. Tempi di conservazione
Dato | Conservazione |
|---|---|
Foto del documento e selfie | Tentativi di scansione: [N] ore. Foto del documento e selfie per la verifica: [N] giorni (massimo 30), poi cancellate |
Dati inviati ad Alloggiati Web | Non conservati dalla struttura oltre l’invio; si conserva solo la ricevuta di trasmissione per 5 anni |
Dati dell’imposta di soggiorno | 5 anni, per eventuali controlli del Comune |
Dati di prenotazione e pagamento, documenti fiscali | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
Al termine i dati sono cancellati o resi anonimi.
7. Obbligatorietà del conferimento
Il conferimento dei dati del documento è obbligatorio per legge: senza, non è possibile completare il check-in né consegnare la camera. In alternativa al totem l’ospite può rivolgersi allo staff della struttura, che procede comunque all’identificazione con il documento.
8. Diritti dell’interessato
L’ospite può chiedere in ogni momento accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opporsi al trattamento (artt. 15-21 GDPR), nei limiti degli obblighi di legge. Le richieste vanno inviate a [email privacy]; risposta entro 30 giorni.
L’ospite può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma – www.garanteprivacy.it.